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Nel ciclo delle fasi dell’organizzazione di un evento, soprattutto se a carattere congressuale, il post evento è essenziale. E’ il momento in cui si esegue il follow-up e si arresta completamente la macchina organizzativa, migliorando i risultati dell’evento stesso.
Gli ospiti, i relatori, gli sponsor e tutto lo staff, volontario e non, che ha partecipato all’evento meritano di essere coinvolti per dei sinceri ringraziamenti. Senza di loro infatti l’evento non si sarebbe potuto realizzare
Tutti i soggetti coinvolti nella realizzazione di un evento sono fonti preziose di informazioni. Il parere di tutti i partecipanti è fondamentale non solo per cogliere le loro impressioni, ma soprattutto per cogliere gli aspetti da migliorare
Al termine di un evento è importante fare sì che l’interesse rimanga vivo e che i partecipanti vengano coinvolti anche con il materiale “raccolto”. Slide, video e fotografie saranno un buon modo per aumentare il coinvolgimento dei partecipanti e ottenere più visibilità
Il team di lavoro è sicuramente uno dei soggetti indispensabili per la buona riuscita di un evento. Riunire la propria squadra è fondamentale per confrontarsi sugli obiettivi raggiunti e sugli aspetti da migliorare, oltrechè per rinforzare ulteriormente i legami del team
Ogni dato raccolto durante la realizzazione dell’evento sarà importante per definire complessivamente l’esito dell’evento stesso. Tutto sarà analizzabile: dal numero di biglietti venduti alla quantità di interazioni sui social networks
E’ quindi fondamentale concentrarsi sugli aspetti del post evento, spesso responsabili di buona pubblicità e del mantenimento della fiducia dei propri stakeholders.
"Il completamento di un evento è importante almeno quanto la sua preparazione" - Cathy Key
Per chiunque si presti ad organizzare un evento, soprattutto se di carattere congressuale, la location è sicuramente uno degli aspetti più importanti e delicati da gestire. Il luogo di incontro dev’essere infatti in linea con l’evento che si realizza e dovrà rispondere a tutte le esigenze degli organizzatori e dei partecipanti.
La scelta della sede è quindi uno step molto complesso che deve seguire specifici criteri di ricerca. Si dovrà infatti valutare:
La capienza degli spazi congressuali e la loro flessibilità
I collegamenti, i mezzi pubblici e/o le barriere architettoniche presenti
La ristorazione, la tecnologia offerta (i dispositivi audio e video), la connessione internet, etc
La tariffa di noleggio della sala e dei servizi
Le tutele attive negli spazi adibiti e le eventuali assicurazioni su beni e persone
Tutto ciò affinché la sede prescelta sia attraente, ben attrezzata, facilmente raggiungibile e soprattutto completa di tutti i comfort necessari. Durante un evento congressuale infatti non basterà ricercare una location configurata come sopra elencato ma si dovranno gestire anche tutti quegli aspetti più specifici legati alla natura stessa dell’evento.
Ad esempio si dovranno valutare:
Sarà poi cura dell’organizzatore gestire gli aspetti più pratici. Dovranno infatti essere presenti block notes, penne, bottigliette d’acqua e bicchieri per ogni partecipante. La sala dovrà inoltre essere personalizzata con materiali brandizzati, locandine, striscioni, roll-up e pannelli indicatori e dovrà essere posizionata correttamente la segnaletica direzionale.
Negli eventi congressuali sarà inoltre importantissima la presenza di una reception con il personale hostess, ove i partecipanti potranno essere accolti e potranno accedere alla propria iscrizione.
Scegliere la giusta location è quindi un compito importante che dovrà essere svolto con grande cura e responsabilità.