Nel mondo della meeting industry, così profondamente colpito dall’emergenza Covid-19, si sono fatte largo parole chiave che fino all’inizio di quest’anno erano utilizzate di rado dai professionisti degli eventi: tra queste ci sono sicuramente “eventi ibridi” ed “eventi virtuali”. Un modo di fare eventi non nuovo, infatti già circa 5 anni fa, queste modalità rientravano tra le soluzioni nate come conseguenza della crisi economica, che ha comportato cali nelle partecipazioni e boom dei social network.
Queste tipologie di eventi hanno conosciuto decisamente una notevole diffusione sia durante il lockdown prima, sia per la necessità del distanziamento sociale poi e si sono confermati come trend del futuro.
Di questo sembrano esserne consapevoli gli stessi organizzatori, come dimostrano ricerche recenti, secondo le quali il 63% dei professionisti prevede formule ibride per gli eventi dal vivo.
Approfondimento: cosa sono gli eventi ibridi?
Un evento ibrido è una fusione tra un evento in cui si partecipa di persona e un evento digitale, in cui la maggior parte dei partecipanti è collegata da remoto tramite computer, telefono cellulare o dispositivi mobili.
Ciò che caratterizza gli eventi ibridi è la possibilità di partecipare virtualmente ad un evento “live” vivendo la stessa esperienza dei partecipanti fisicamente presenti. Questo significa allargamento dell’audience in misura illimitata, spettacolarità, efficienza delle risorse.
Le modalità della fruizione dei contenuti possono essere varie:
- Lo streaming dell’evento live per chi si collega da remoto attraverso il proprio computer o lo smartphone, e che partecipa, con diversi livelli di possibilità di interazione, all’evento stesso;
- Partecipazione fisica all’evento principale, dove per esempio si trovano i relatori, può prevedere anche altri eventi in contemporanea tutti collegati tra loro in diverse location, al quale partecipano piccoli gruppi di partecipanti;
- Registrazioni post-evento da vedere in differita (se previste).
Quali sono le componenti essenziali dell’evento ibrido?
Sono tre:
- Evento fisico con un numero limitato partecipanti in presenza;
- Partecipanti individuali collegati in remoto, con il computer, con il telefono o dispositivi mobili;
- Diretta streaming dell’evento fisico per i partecipanti da remoto.
EXTRA: pods, gruppi che partecipano all’evento da altre sedi attraverso il collegamento via web.
NUOVI SCENARI DI COMUNICAZIONE CON I DIGITAL EVENTS
In conseguenza dell’impossibilità di realizzare eventi si è assistito a un proliferare di meeting digitali e video conferenze, sebbene sia ancora presente e ben consolidata la convinzione che gli eventi digitali non sostituiranno quelli live, perchè il contatto fisico e l’esperienza diretta sono e resteranno sempre insostituibili.
Le formule di evento digitale o evento ibrido sono adattabili a qualsiasi tipo di evento (meeting, convegni, fiere, ecc..) e possono essere modulati su soluzioni di broadcast streaming, in diretta o in differita.
Certo, la spettacolarizzazione e le emozioni che un evento in presenza può offrire in forma digitale non sono le stesse, ma nella modalità digitale al centro di tutto ci sono i contenuti. Per questo, ogni evento produce un incontro unico, che unisce le persone anche nella distanza, garantendo un’esperienza accattivante in grado di coinvolgere e divertire.
Eventi Ibridi/ Digitali vs Eventi Classici
Pro eventi ibridi/eventi online:
- Nessun vincolo o limitazione fisica e geografica
- Maggiore visibilità dell’evento
- Ampliamento notevolmente del numeri dell’audience
- Riduzione dei costi di gestione
- Conseguente riduzione dei costi di partecipazione
- Collegamento più eventi: quello principale e altri eventi “satellite” in contemporanea
- Annullamento degli sprechi in materia di catering e transfer
- Elevato grado di condivisibilità, grazie alla possibilità di condivisione su molteplici canali di distribuzione
- Risparmio tempi di trasferimento e soggiorno
Contro eventi ibridi/eventi online:
- Perdita del contatto umano/fisico tra relatori e partecipanti
- Riduzione della componente esperienziale
- Possibili problematiche tecniche nella gestione pratica dell’evento (Ritardi dello streaming rispetto alla diretta o audio-video sfalsati )
- Poca interazione se non ben gestita con le tecnologie
- Incertezza del grado di attenzione e coinvolgimento dell’audience
- rischio di sminuire la portata comunicativa dell’evento
- Poca praticità dei partecipanti alle tecnologie per la partecipazione online
Altro elemento che può essere considerato un Pro tanto quanto un Contro è lo speaker. Spesso non conoscono bene il mezzo di comunicazione, sono abituati alla presenza in loco, ma non all’interazione con le persone da remoto che presenta notevoli differenze.
O lo speaker è un bravissimo oratore che riesce a riempire i secondi di ritardo oppure deve essere ben preparato preventivamente dagli organizzatori dell’evento stesso.
Il giusto equilibrio fra digitale e “analogico”
Criticità e timori a parte, il digitale negli eventi è largamente percepito come un vantaggio sia dagli organizzatori che dai partecipanti. Per i primi è un’opportunità per continuare a lavorare nonostante le criticità del periodo, ma è anche un’occasione per reinventarsi e differenziarsi. Per i partecipanti, questa modalità di evento è invece un’opportunità per conciliare impegni quotidiani e formazione ed è anche un veicolo di intrattenimento in un momento di restrizioni e vincoli.
L’indagine di Xing Events indica però che entrambe le parti concordano nell’affermare che in un evento è necessario un buon equilibrio fra digitale e analogico:
