Nel mondo della meeting industry, così profondamente colpito dall’emergenza Covid-19, si sono fatte largo parole chiave che fino all’inizio di quest’anno erano utilizzate di rado dai professionisti degli eventi: tra queste ci sono sicuramenteeventi ibridi ed “eventi virtuali. Un modo di fare eventi non nuovo, infatti già circa 5 anni fa, queste modalità rientravano tra le soluzioni nate come conseguenza della crisi economica, che ha comportato cali nelle partecipazioni e boom dei social network.

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Queste tipologie di eventi hanno conosciuto decisamente una notevole diffusione sia durante il lockdown prima, sia per la necessità del distanziamento sociale poi e si sono confermati come trend del futuro.

Di questo sembrano esserne consapevoli gli stessi organizzatori, come dimostrano ricerche recenti, secondo le quali il 63% dei professionisti prevede formule ibride per gli eventi dal vivo.

 

Approfondimento: cosa sono gli eventi ibridi?

Un evento ibrido è una fusione tra un evento in cui si partecipa di persona e un evento digitale, in cui la maggior parte dei partecipanti è collegata da remoto tramite computer, telefono cellulare o dispositivi mobili.

Ciò che caratterizza gli eventi ibridi è la possibilità di partecipare virtualmente ad un evento “live” vivendo la stessa esperienza dei partecipanti fisicamente presenti. Questo significa allargamento dell’audience in misura illimitata, spettacolarità, efficienza delle risorse.

Le modalità della fruizione dei contenuti possono essere varie:

  • Lo streaming dell’evento live per chi si collega da remoto attraverso il proprio computer o lo smartphone, e che partecipa, con diversi livelli di possibilità di interazione, all’evento stesso;
  • Partecipazione fisica all’evento principale, dove per esempio si trovano i relatori, può prevedere anche altri eventi in contemporanea tutti collegati tra loro in diverse location, al quale partecipano piccoli gruppi di partecipanti;
  • Registrazioni post-evento da vedere in differita (se previste).
Quali sono le componenti essenziali dell’evento ibrido?

Sono tre: 

  • Evento fisico con un numero limitato partecipanti in presenza;
  • Partecipanti individuali collegati in remoto, con il computer, con il telefono o dispositivi mobili;
  • Diretta streaming dell’evento fisico per i partecipanti da remoto.

 

EXTRA:  pods, gruppi che partecipano all’evento da altre sedi attraverso il collegamento via web.

NUOVI SCENARI DI COMUNICAZIONE CON I DIGITAL EVENTS

In conseguenza dell’impossibilità di realizzare eventi si è assistito a un proliferare di meeting digitali e video conferenze, sebbene sia ancora presente e ben consolidata la convinzione che gli eventi digitali non sostituiranno quelli live, perchè il contatto fisico e l’esperienza diretta sono e resteranno sempre insostituibili.

Le formule di evento digitale o evento ibrido sono adattabili a qualsiasi tipo di evento (meeting, convegni, fiere, ecc..) e possono essere modulati su soluzioni di broadcast streaming, in diretta o in differita.

Certo, la spettacolarizzazione e le emozioni che un evento in presenza può offrire in forma digitale non sono le stesse, ma nella modalità digitale al centro di tutto ci sono i contenuti. Per questo, ogni evento produce un incontro unico, che unisce le persone anche nella distanza, garantendo un’esperienza accattivante in grado di coinvolgere e divertire.

Eventi Ibridi/ Digitali vs Eventi Classici

Pro eventi ibridi/eventi online:

  • Nessun vincolo o limitazione fisica e geografica
  • Maggiore visibilità dell’evento
  • Ampliamento notevolmente del numeri dell’audience
  • Riduzione dei costi di gestione
  • Conseguente riduzione dei costi di partecipazione
  • Collegamento più eventi: quello principale e altri eventi “satellite” in contemporanea
  • Annullamento degli sprechi in materia di catering e transfer
  • Elevato grado di condivisibilità, grazie alla possibilità di condivisione su molteplici canali di distribuzione
  • Risparmio tempi di trasferimento e soggiorno

Contro eventi ibridi/eventi online:

  • Perdita del contatto umano/fisico tra relatori e partecipanti
  • Riduzione della componente esperienziale
  • Possibili problematiche tecniche nella gestione pratica dell’evento (Ritardi dello streaming rispetto alla diretta o audio-video sfalsati )
  • Poca interazione se non ben gestita con le tecnologie
  • Incertezza del grado di attenzione e coinvolgimento dell’audience
  • rischio di sminuire la portata comunicativa dell’evento
  • Poca praticità dei partecipanti alle tecnologie per la partecipazione online

 

Altro elemento che può essere considerato un Pro tanto quanto un Contro è lo speaker. Spesso non conoscono bene il mezzo di comunicazione, sono abituati alla presenza in loco, ma non all’interazione con le persone da remoto che presenta notevoli differenze.

O lo speaker è un bravissimo oratore che riesce a riempire i secondi di ritardo oppure deve essere ben preparato preventivamente dagli organizzatori dell’evento stesso.

Il giusto equilibrio fra digitale e “analogico”

Criticità e timori a parte, il digitale negli eventi è largamente percepito come un vantaggio sia dagli organizzatori che dai partecipanti. Per i primi è un’opportunità per continuare a lavorare nonostante le criticità del periodo, ma è anche  un’occasione per reinventarsi e differenziarsi. Per i partecipanti, questa modalità di evento è invece un’opportunità per conciliare impegni quotidiani e formazione ed è anche un veicolo di intrattenimento in un momento di restrizioni e vincoli.

L’indagine di Xing Events indica però che entrambe le parti concordano nell’affermare che in un evento è necessario un buon equilibrio fra digitale e analogico: 

il digitale deve rafforzare l’esperienza live, mai dominarla.
COS’E’ UN EVENTO IBRIDO?

Gli eventi ibridi sono l’innovazione del mondo meeting e dei congressi, destinati a diventare indispensabili nel panorama degli eventi, a prescindere dalla loro natura. L’evento ibrido è un evento che si svolge tradizionalmente in una location fisica con un pubblico dal vivo, ove però è consentito l’accesso anche ad un pubblico non presente fisicamente, ma connesso online. Un pubblico interattivo.

E’ quindi una combinazione tra un evento “classico” ed un evento virtuale. Tra l’incontrarsi di persona e partecipare in modo virtuale, sfruttando tutti gli strumenti ora messi a disposizione dal web, superando ogni barriera fisica o geografica.

Ne consegue che i vantaggi chiave degli eventi ibridi sono numerosi, a partire dal rapporto costo-efficacia, in particolare in termini di ottimizzazione del ROI. Questi possiedono infatti maggiore visibilità e sono in grado di raggiunge numeri maggiori di pubblico, rispetto ad un evento in loco, condizionato inevitabilmente dalla posizione in cui si svolge.

 

EVENTI IBRIDI: i nuovi amplificatori degli eventi in presenza

Ogni evento ibrido nasce con l’intento di utilizzare la tecnologia per far accedere il pubblico web all’interno dell’evento fisico. Tutto ciò assicurando la partecipazione e l’interattività, garantite tramite interazione diretta con il relatore e sessioni di domande e risposte.

Esattamente come quelle dei partecipanti fisici.

 

EVENTI IBRIDI: i nuovi amplificatori degli eventi in presenza
COSA SERVE PER REALIZZARE UN EVENTO IBRIDO?

La lista tecnica del materiale necessario per realizzare eventi ibridi non è breve ma l’investimento non è di certo esagerato. Di seguito gli strumenti principali essenziali, sempre aggiunti ad un’ottima connessione Internet ad alta velocità. Serviranno:

  • Videocamera/Telecamera
  • Microfoni
  • Computer/Smartphone
  • Piattaforma Web per la diffusione Streaming

 

Inoltre non potrà mancare il personale qualificato a conduzione della regia.

 

EVENTI IBRIDI: i nuovi amplificatori degli eventi in presenza
PERCHE’ SCEGLIERE GLI EVENTI IBRIDI?

Di fatto gli eventi in presenza sono unici ed insostituibili, vista la loro componente live, il contatto fisico ed il face to face. E’ però certo che nel contesto odierno, ricco di evoluzioni tecnologiche, è sempre più facile e “comodo” giovare di esperienze a distanza, concesse sia dalle classiche attività online, sia dalle attività ibride, spesso più stimolanti e coinvolgenti, oltreché efficienti.

Di fatto le attività ibride permettono di diffondere il massimo dell’esperienza possibile attraverso il web, e di trasmettere un’immagine moderna dell’organizzazione, al passo coi tempi.

I vantaggi di proporre ed organizzare eventi ibridi sono quindi numerosi, soprattutto considerando che dare la possibilità a partecipare virtualmente ad un proprio evento live ad un pubblico web significa stimolare direttamente quest’ultimo a partecipare fisicamente alle attività successive.

 

EVENTI IBRIDI: i nuovi amplificatori degli eventi in presenza

Che aspetti?

Organizza con noi il tuo evento ibrido!

La ripresa post Covid-19:
approcci, strategie e suggerimenti che possiamo ‘rubare’ alle aziende cinesi.

 

RIPRESA POST COVID-19

La Fase 2 ha portato con sé la tanto attesa ripartenza delle attività economiche. Ripartenza mai sperimentata prima d’ora e motivo di numerosi quesiti e dubbi sulle modalità più appropriate per la sua gestione.

L’operato delle grandi realtà cinesi può però in questo caso aiutare gli italiani, avendola per prime vissuta e sperimentata. Su tale considerazione, l’Harvard Business Review ha pubblicato un articolo dedicato: “How Chinese Companies have responded to Coronavirus”.

RIPRESA POST COVID-19

Una ricerca con veri e propri casi studio reali, confermati da questi 12 suggerimenti utili per ripartire con la propria attività:

Guardare al futuro modificando continuamente le strategie

Elaborare un piano di crisi e ripresa dinamici, che consentano di rielaborare anche in corso d’opera i propri piani d’azione e le proprie strategie.

Leadership forte, ma pronta al cambiamento

Adottare uno stile di leadership deciso ma accogliere anche spunti e suggerimenti dai propri collaboratori.

Condividere linee guida chiare e sicure per i dipendenti

Adottare un piano di informazione chiaro che fornisca direttive non equivocabili.

Ridistribuire il lavoro per nuove attività

Rivedere l’attività produttiva e riprogrammare le mansioni da svolgere.

Aggiornare i canali di vendita

Riprogrammare le modalità di vendita dei propri prodotti, prediligendo quelli online.

Utilizzare i Social Media per coordinarsi con collaboratori e partner

Adottare modalità di comunicazione istantanee ed innovative.

Prepararsi per una ripresa molto rapida

Coordinare le attività ancor prima di poterle attuare per ottimizzare la gestione del tempo.

Ogni settore ha le sue tempistiche di recupero

Non tutti i settori affrontano la ripartenza con la stessa rapidità. L’analisi di settore sarà indispensabile per pianificare la propria ripartenza.

Creare nuove opportunità nelle avversità

Ogni crisi è possibilità di rinnovamento. Creare o integrare attività nuove a quelle già svolte può allargare il proprio mercato e velocizzare la ripresa.

Considerare la localizzazione geografica nella definizione della strategia di ripresa

La propria posizione geografica può influire sulle tempistiche di ripresa. Come la diffusione del virus non è stata omogenea, anche quella del fermo delle attività può aver conseguenze diverse in base alla loro localizzazione.

Rinnovare le offerte dell’attività sulla base di nuove esigenze dei clienti

Ora più che mai è importante focalizzare la propria attenzione ai clienti. Anche loro sono cambiati e le loro esigenze potrebbero essere diverse.

Individuare nuove abitudini di acquisto

La società sta cambiando e ora più che mai il mondo online è confermato ed in continua evoluzione. Sapere che gli acquisti tramite e-commerce sono sempre più numerosi può essere d’aiuto per la propria modalità di vendita.

RIPRESA POST COVID-19

Le attività che sapranno trasformare la crisi COVID-19 in un trampolino di lancio saranno quindi quelle in grado di osare e di modificarsi, trasformando le proprie attività al ritmo del cambiamento di mercato e consumatori.