Le segretarie dello studio dentistico sono le prime persone con le quali entra in relazione un paziente appena entra nello studio. La segreteria svolge un ruolo fondamentale nel dare la giusta impressione generale, ma non solo. Vediamo nel dettaglio.

Questa figura, o lo staff di segreteria (in caso di studi dentistici più grandi o di cliniche) non si occupa solo di accogliere le persone e di rispondere al telefono, ma anche di gestire lo studio dentistico e tutta una serie di attività fondamentali che richiedono professionalità, esperienza, e i giusti strumenti. Vediamo quali sono gli aspetti che è possibile migliorare per gestire la segreteria di uno studio dentistico per far funzionare tutto alla perfezione.

Qual è la funzione della segreteria di uno studio dentistico?

La segreteria di uno studio medico, così come in quello dentistico, svolge principalmente funzioni di organizzazione, controllo, amministrazione e relazione. Tra le varie attività delle quali si occupa troviamo:

I consigli per migliorare la gestione dello studio dentistico

Abbiamo visto che le attività che la segretaria o lo staff devono gestire sono moltepllici e sono tutte molto importanti per garantire il coordinamento dei vari aspetti dello studio che, se ben organizzato, ottimizza i risultati sia economici che clinici.

Di seguito elenchiamo degli ottimi consigli da seguire su come organizzare uno studio dentistico al meglio:

1. Gestire in modo sistematico gli appuntamenti. Questo perché all’interno di uno studio odontoiatrico gli appuntamenti mancati possono generare diversi effetti negativi per lo studio, soprattutto dal punto di vista economico. D’altronde una poltrona vuota corrisponde a un mancato incasso, quindi mancato recupero dei costi fissi. Al contrario un’agenda troppo “fitta” genera caos e non permette di lavorare in condizioni ottimali.

2. Essere costante nella comunicazione. Capita che i pazienti si allontanino a causa di una mancanza di comunicazione da parte dello studio, che invece dovrebbe generare un contatto costante e personalizzato. Il rapporto con il paziente deve essere curato dopo aver inviato il preventivo, durante, ma anche una volta terminato il ciclo di cura.

3. Non far accumulare i pagamenti in sospeso. Come in tutte le professioni, può succedere di avere problemi con pagamenti in sospeso. La situazione diventa difficile se questi cominciano a crescere di numero e per lo studio potrebbe diventare complicato intervenire prontamente.

4. Migliorare la gestione del personale. Questa è fondamentale, perché permette di non dover affrontare confusione, sia a livello amministrativo che contabile. Basti pensare al piano ferie, alle buste paga, ecc.

5. Ottimizzare la gestione dei pazienti. È molto importante e utile archiviare in modo ordinato e preciso tutte le informazioni relative ad ogni paziente, così da poterle reperire velocemente ed evitare smarrimenti e/o errori.

Di quali strumenti avvalersi per ottimizzare il lavoro della segreteria?

Oltre a lavorare per migliorare la relazione dentista-paziente, è importante impegnarsi per ottimizzare la gestione di molti aspetti organizzativi. Per farlo è necessario puntare su doti umane e professionali, ma anche avvalersi di uno strumento fondamentale, ovvero un software gestionale. La tecnologia sofisticata dei gestionali li rende strumenti personalizzabili e automatici, ma allo stesso tempo in grado di assolvere a diverse funzioni, vediamo le più importanti:

Avvalersi dell’agenda digitale. Permette di migliorare nettamente la gestione dell’agenda nello studio dentistico, programmare gli appuntamenti con criterio e avere sempre tutto sotto controllo.

Utilizzare canali più diretti e fruibili dagli utenti come WhatsApp per inviare promemoria degli appuntamenti, scadenze di pagamento e altre comunicazioni di servizio.

Programmare e-mail personalizzate specifiche per un gruppo di pazienti e promuovere iniziative, novità, ecc.

Memorizzare dati anagrafici e cartella clinica dei pazienti. Disporre di una scheda digitale dei pazienti consente di avere sempre a portata di mano tutti i suoi dati anagrafici, clinici e contabili, che sono dati sensibili che è anche necessario conservare e proteggere a norma di legge.

Gestire la contabilità e la fatturazione. Monitorare i movimenti economici e finanziari è essenziale per gestire lo studio dentistico dal punto di vista contabile.

• Compilare preventivi inserendo le assicurazioni.

 

Tutte queste funzionalità permettono di ottimizzare i tempi e gestire la segreteria dello studio dentistico nel migliore dei modi, così come la relazione e la comunicazione con i pazienti, per tenere sotto controllo tutti gli aspetti medici e contabili.

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Fonte: https://mlsw.com/come-gestire-la-segreteria-di-uno-studio-dentistico-in-modo-impeccabile/

Google e Facebook sono al giorno d’oggi degli strumenti di lavoro a tutti gli effetti. Per questo è importante che anche il “dentista” sia presente là dove i pazienti lo cercano. Il primo passo importante è costruire un sito web che diventi un punto di riferimento nella comunità in cui si lavora. Per fare questo occorre aiutare i pazienti fornendo loro le informazioni che cercano sotto forma di contenuti ad esempio con una sezione “blog”, interagendo poi costantemente con e-mail e Facebook affinchè diventino clienti fidelizzati e possano così creare l’effetto “passaparola”. Inoltre è bene monitorare costantemente i dati di accesso e di flusso sul sito web per avere sempre un’idea del risultato del nostro operato.  La realizzazione di un sito web può richiedere la collaborazione con una web agency al fine di ottenere un risultato efficace. Un sito web professionale deve essere dinamico e non deve per forza rispecchiare un gusto personale, ma essere performante nello svolgere il proprio compito cioè far aumentare telefonate e visite. Per questo occorre distinguersi dalla concorrenza e cercare di posizionarsi nel web in maniera strategica, attraverso la SEO. I pazienti sono più interessati ai contenuti e al valore che si può loro offrire piuttosto che alla parte grafica o agli effetti speciali. Un aspetto da non trascurare mai è il fatto che oggi la navigazione web tramite dispositivi mobili come tablet e smartphone, supera di molto quella da desktop quindi è necessario che il sito sia “responsive” cioè si adatti graficamente al dispositivo con cui viene visualizzato. Tre aspetti importanti da considerare quando forniamo un’informazione sul nostro sito sono: 

  1. La rilevanza, cioè quanto l’informazione è rilevante rispetto ai miei bisogni
  2. Il valore, cioè quale vantaggio o beneficio posso trarre
  3. “Call to action”, cioè cosa devo fare: cliccare un pulsante, iscrivermi ecc.

E’ importante personalizzare l’esperienza digitale dei propri clienti.

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