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Uno dei momenti più importanti di un evento, qualsiasi sia la sua natura, è il post evento.

Anche se non si direbbe, in questo spazio temporale si possono raccogliere preziosi feedback e si può verificare se gli obiettivi sono stati raggiunti. Si può inoltre comprendere quali sono i miglioramenti da attuare per gli eventi futuri.

Ma cosa bisogna fare al termine del proprio evento?

Le attività da svolgere sono molteplici ma ci sono alcuni step indispensabili:

  • Creare un questionario di gradimento da somministrare ai partecipanti
  • Esaminare se i risultati ottenuti rispecchiano ciò stimato nel Business Plan
  • Redigere un documento che raccolga il feedback generale delle attività
  • Effettuare i ringraziamenti, ricordando oltre al pubblico, l’intero team di lavoro

Le attività da svolgere al termine di un evento sono di certo meno impegnative rispetto a quelle che prevedono la sua organizzazione e gestione ma, ciò nonostante, è bene prestare la giusta attenzione a questo momento fondamentale e alle attività che ne conseguono, tra le quali, come anticipato, la creazione del questionario rivolto ai partecipanti.

Come dev’essere?

Tra le caratteristiche principali troviamo: BREVITA’, SEMPLICITA’ e ANONIMATO.

Il questionario deve occupare pochi minuti e dev’essere scorrevole e alla portata di tutti. Le domande non devono essere troppo numerose (si consiglia al massimo una decina) e, se possibile, devono essere a risposta multipla, per agevolare ulteriormente i soggetti. In questo caso anche le domande a numeri o stelle come parametro di gradimento sono spesso gradite.

Altro aspetto fondamentale è garantire la possibilità di mantenere l’anonimato, per aumentare il grado di sincerità. Infine è indispensabile inserire una domanda che permetta di sapere in che modo il proprio pubblico sia venuto a conoscenza dell’evento. Questo infatti, è uno degli aspetti più importanti, per comprendere in che modo rinforzare la propria advertising.

Ricevere questo tipo di feedback è quindi importantissimo affinché si possa aggiornare la propria metodologia di azione e realizzare i progetti futuri in modo migliore. Il proprio pubblico è la fonte del proprio successo e un’attenta analisi delle sue esigenze è l’aspetto indispensabile per un buon esito delle proprie attività.

La valutazione post evento è quindi uno strumento essenziale. Permette di misurare la soddisfazione dei partecipanti, analizzare i risultati meno visibili ad occhio nudo e perché no, ricevere delle critiche, sempre fondamentali per comprendere come migliorare e migliorarsi.

Tutto ciò infatti permette di rilevare il vero successo del proprio evento e creare realtà sempre più vicine a quelle desiderate dal proprio pubblico.

 Nel ciclo delle fasi dell’organizzazione di un evento, soprattutto se a carattere congressuale, il post evento è essenziale. E’ il momento in cui si esegue il follow-up e si arresta completamente la macchina organizzativa, migliorando i risultati dell’evento stesso.

Ma cosa bisogna fare quando un evento si è concluso?

  • Mandare i ringraziamenti a tutti i soggetti coinvolti:

Gli ospiti, i relatori, gli sponsor e tutto lo staff, volontario e non, che ha partecipato all’evento meritano di essere coinvolti per dei sinceri ringraziamenti. Senza di loro infatti l’evento non si sarebbe potuto realizzare

  • Richiedere a tutti gli stakeholders di compilare un questionario di gradimento dell’evento:

Tutti i soggetti coinvolti nella realizzazione di un evento sono fonti preziose di informazioni. Il parere di tutti i partecipanti è fondamentale non solo per cogliere le loro impressioni, ma soprattutto per cogliere gli aspetti da migliorare

  • Mantenere vivo l’interesse attraverso i social network:

Al termine di un evento è importante fare sì che l’interesse rimanga vivo e che i partecipanti vengano coinvolti anche con il materiale “raccolto”. Slide, video e fotografie saranno un buon modo per aumentare il coinvolgimento dei partecipanti e ottenere più visibilità

  • Fare un debriefing con il proprio team:

Il team di lavoro è sicuramente uno dei soggetti indispensabili per la buona riuscita di un evento. Riunire la propria squadra è fondamentale per confrontarsi sugli obiettivi raggiunti e sugli aspetti da migliorare, oltrechè per rinforzare ulteriormente i legami del team

  • Analizzare i dati:

Ogni dato raccolto durante la realizzazione dell’evento sarà importante per definire complessivamente l’esito dell’evento stesso. Tutto sarà analizzabile: dal numero di biglietti venduti alla quantità di interazioni sui social networks

E’ quindi fondamentale concentrarsi sugli aspetti del post evento, spesso responsabili di buona pubblicità e del mantenimento della fiducia dei propri stakeholders.

 

"Il completamento di un evento è importante almeno quanto la sua preparazione" - Cathy Key