Per chiunque si presti ad organizzare un evento, soprattutto se di carattere congressuale, la location è sicuramente uno degli aspetti più importanti e delicati da gestire. Il luogo di incontro dev’essere infatti in linea con l’evento che si realizza e dovrà rispondere a tutte le esigenze degli organizzatori e dei partecipanti.
La scelta della sede è quindi uno step molto complesso che deve seguire specifici criteri di ricerca. Si dovrà infatti valutare:
Le dimensioni della struttura
La capienza degli spazi congressuali e la loro flessibilità
L’accessibilità della sede
I collegamenti, i mezzi pubblici e/o le barriere architettoniche presenti
I servizi offerti
La ristorazione, la tecnologia offerta (i dispositivi audio e video), la connessione internet, etc
Il costo
La tariffa di noleggio della sala e dei servizi
La sicurezza
Le tutele attive negli spazi adibiti e le eventuali assicurazioni su beni e persone
Tutto ciò affinché la sede prescelta sia attraente, ben attrezzata, facilmente raggiungibile e soprattutto completa di tutti i comfort necessari. Durante un evento congressuale infatti non basterà ricercare una location configurata come sopra elencato ma si dovranno gestire anche tutti quegli aspetti più specifici legati alla natura stessa dell’evento.
Ad esempio si dovranno valutare:
- Le sedie/poltroncine, che dovranno essere dotate di appoggio per agevolare i partecipanti alla scrittura;
- La presenza di uno schermo e di un video proiettore per agevolare i relatori alla spiegazione;
- Un piccolo palco, ove i relatori potranno posizionarsi e gestire il proprio intervento.
Sarà poi cura dell’organizzatore gestire gli aspetti più pratici. Dovranno infatti essere presenti block notes, penne, bottigliette d’acqua e bicchieri per ogni partecipante. La sala dovrà inoltre essere personalizzata con materiali brandizzati, locandine, striscioni, roll-up e pannelli indicatori e dovrà essere posizionata correttamente la segnaletica direzionale.
Negli eventi congressuali sarà inoltre importantissima la presenza di una reception con il personale hostess, ove i partecipanti potranno essere accolti e potranno accedere alla propria iscrizione.
Scegliere la giusta location è quindi un compito importante che dovrà essere svolto con grande cura e responsabilità.