Le segretarie dello studio dentistico sono le prime persone con le quali entra in relazione un paziente appena entra nello studio. La segreteria svolge un ruolo fondamentale nel dare la giusta impressione generale, ma non solo. Vediamo nel dettaglio.

Questa figura, o lo staff di segreteria (in caso di studi dentistici più grandi o di cliniche) non si occupa solo di accogliere le persone e di rispondere al telefono, ma anche di gestire lo studio dentistico e tutta una serie di attività fondamentali che richiedono professionalità, esperienza, e i giusti strumenti. Vediamo quali sono gli aspetti che è possibile migliorare per gestire la segreteria di uno studio dentistico per far funzionare tutto alla perfezione.

Qual è la funzione della segreteria di uno studio dentistico?

La segreteria di uno studio medico, così come in quello dentistico, svolge principalmente funzioni di organizzazione, controllo, amministrazione e relazione. Tra le varie attività delle quali si occupa troviamo:

I consigli per migliorare la gestione dello studio dentistico

Abbiamo visto che le attività che la segretaria o lo staff devono gestire sono moltepllici e sono tutte molto importanti per garantire il coordinamento dei vari aspetti dello studio che, se ben organizzato, ottimizza i risultati sia economici che clinici.

Di seguito elenchiamo degli ottimi consigli da seguire su come organizzare uno studio dentistico al meglio:

1. Gestire in modo sistematico gli appuntamenti. Questo perché all’interno di uno studio odontoiatrico gli appuntamenti mancati possono generare diversi effetti negativi per lo studio, soprattutto dal punto di vista economico. D’altronde una poltrona vuota corrisponde a un mancato incasso, quindi mancato recupero dei costi fissi. Al contrario un’agenda troppo “fitta” genera caos e non permette di lavorare in condizioni ottimali.

2. Essere costante nella comunicazione. Capita che i pazienti si allontanino a causa di una mancanza di comunicazione da parte dello studio, che invece dovrebbe generare un contatto costante e personalizzato. Il rapporto con il paziente deve essere curato dopo aver inviato il preventivo, durante, ma anche una volta terminato il ciclo di cura.

3. Non far accumulare i pagamenti in sospeso. Come in tutte le professioni, può succedere di avere problemi con pagamenti in sospeso. La situazione diventa difficile se questi cominciano a crescere di numero e per lo studio potrebbe diventare complicato intervenire prontamente.

4. Migliorare la gestione del personale. Questa è fondamentale, perché permette di non dover affrontare confusione, sia a livello amministrativo che contabile. Basti pensare al piano ferie, alle buste paga, ecc.

5. Ottimizzare la gestione dei pazienti. È molto importante e utile archiviare in modo ordinato e preciso tutte le informazioni relative ad ogni paziente, così da poterle reperire velocemente ed evitare smarrimenti e/o errori.

Di quali strumenti avvalersi per ottimizzare il lavoro della segreteria?

Oltre a lavorare per migliorare la relazione dentista-paziente, è importante impegnarsi per ottimizzare la gestione di molti aspetti organizzativi. Per farlo è necessario puntare su doti umane e professionali, ma anche avvalersi di uno strumento fondamentale, ovvero un software gestionale. La tecnologia sofisticata dei gestionali li rende strumenti personalizzabili e automatici, ma allo stesso tempo in grado di assolvere a diverse funzioni, vediamo le più importanti:

Avvalersi dell’agenda digitale. Permette di migliorare nettamente la gestione dell’agenda nello studio dentistico, programmare gli appuntamenti con criterio e avere sempre tutto sotto controllo.

Utilizzare canali più diretti e fruibili dagli utenti come WhatsApp per inviare promemoria degli appuntamenti, scadenze di pagamento e altre comunicazioni di servizio.

Programmare e-mail personalizzate specifiche per un gruppo di pazienti e promuovere iniziative, novità, ecc.

Memorizzare dati anagrafici e cartella clinica dei pazienti. Disporre di una scheda digitale dei pazienti consente di avere sempre a portata di mano tutti i suoi dati anagrafici, clinici e contabili, che sono dati sensibili che è anche necessario conservare e proteggere a norma di legge.

Gestire la contabilità e la fatturazione. Monitorare i movimenti economici e finanziari è essenziale per gestire lo studio dentistico dal punto di vista contabile.

• Compilare preventivi inserendo le assicurazioni.

 

Tutte queste funzionalità permettono di ottimizzare i tempi e gestire la segreteria dello studio dentistico nel migliore dei modi, così come la relazione e la comunicazione con i pazienti, per tenere sotto controllo tutti gli aspetti medici e contabili.

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Fonte: https://mlsw.com/come-gestire-la-segreteria-di-uno-studio-dentistico-in-modo-impeccabile/

Spesso ci domandiamo: “Conviene passare da studio professionale a SRL per odontoiatri?”
“..e nel caso di apertura di un nuovo studio, come è meglio muoversi?”

Il tema della SRL per odontoiatri è delicato, perché incrocia sia aspetti fiscali, che questioni di carattere strategico e talvolta etico.

Hai voglia, anche tu come noi, di far chiarezza e scoprire i vantaggi e gli svantaggi? Leggi questo nostro blog… e scopri in fondo alla pagina il corso dedicato a questo tema!!

A livello normativo la SRL per odontoiatri è a tutti gli effetti una Società a Responsabilità Limitata – SRL – ordinaria.

I dati nazionali ci dicono che ormai oltre il 16% degli studi dentistici è organizzato in questa forma societaria. Perché? Cos’ha una SRL per odontoiatri di diverso rispetto ad uno Studio professionale? 

 

In cosa consiste la SRL per odontoiatri:

La SRL per odontoiatri è una società di capitali, ovvero una forma di aggregazione in cui i professionisti si uniscono intorno a un elemento impersonale, il capitale sociale, per svolgere insieme la loro attività professionale. 

In questo caso, il capitale sociale è rappresentato dalle quote di partecipazione che ogni professionista apporta alla società, e che determinano la sua quota di proprietà e di responsabilità nei confronti della società stessa.

La SRL per odontoiatri è una forma di aggregazione piuttosto flessibile, che permette ai professionisti di mantenere una certa autonomia nella gestione della propria attività, pur beneficiando della condivisione di alcune risorse e della creazione di sinergie con gli altri soci.

 

Come si costituisce una SRL per odontoiatri

La costituzione di una SRL per odontoiatri avviene tramite atto notarile e richiede alcuni passi formali stabiliti dalla legge:

  • È necessario redigere lo statuto della società, che deve essere firmato da tutti i soci e depositato presso il Registro delle Imprese, dove verranno specificati gli obiettivi della società, il numero e le quote di partecipazione dei soci, le modalità di amministrazione e di gestione della società, e le eventuali clausole di esclusione o di recesso dei soci.
  • È necessario poi aprire una posizione presso il Registro delle Imprese, versando un contributo per l’iscrizione e la pubblicità della società.

Una volta completati questi passi, la SRL per odontoiatri è formalmente costituita e può iniziare a svolgere la propria attività.

Vantaggi di una SRL per odontoiatri per il dentista:

Eccone elencati alcuni:

  • Impersonalità: per sua natura questa forma societaria è impersonale, perché permette di separare la figura dei soci dall’esercizio vero e proprio dell’attività di studio;
  • Patrimonializzazione;
  • Riduzione dei costi: una SRL per odontoiatri permette di condividere alcune spese fisse, come l’affitto degli spazi, le consulenze, i dipendenti o l’acquisto di attrezzature, riducendo il peso finanziario per ogni singolo professionista;
  • Maggiore visibilità sul mercato;
  • Supporto e collaborazione tra professionisti;
  • Maggiore flessibilità sempre tra professionisti.
Svantaggi di una SRL per odontoiatri:

Eccone elencati alcuni:

  • Perdita di autonomia: una SRL per odontoiatri prevede una maggiore collaborazione e coordinamento tra i soci, e quindi una minor autonomia rispetto a un singolo studio professionale. Questo può risultare limitante per alcuni professionisti che preferiscono lavorare in modo indipendente.
  • Maggiori adempimenti burocratici;
  • Costi;
  • Regolamenti: per l’odontoiatria che vuole passare da Studio professionale a Srl per odontoiatri è fondamentale verificare il proprio regolamento regionale e verificare le norme in materia di autorizzazione sanitaria.

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Fonte: ciaodoc.it – odontoiatria33.it