Nel ciclo delle fasi dell’organizzazione di un evento, soprattutto se a carattere congressuale, il post evento è essenziale. E’ il momento in cui si esegue il follow-up e si arresta completamente la macchina organizzativa, migliorando i risultati dell’evento stesso.
Ma cosa bisogna fare quando un evento si è concluso?
- Mandare i ringraziamenti a tutti i soggetti coinvolti:
Gli ospiti, i relatori, gli sponsor e tutto lo staff, volontario e non, che ha partecipato all’evento meritano di essere coinvolti per dei sinceri ringraziamenti. Senza di loro infatti l’evento non si sarebbe potuto realizzare
- Richiedere a tutti gli stakeholders di compilare un questionario di gradimento dell’evento:
Tutti i soggetti coinvolti nella realizzazione di un evento sono fonti preziose di informazioni. Il parere di tutti i partecipanti è fondamentale non solo per cogliere le loro impressioni, ma soprattutto per cogliere gli aspetti da migliorare
- Mantenere vivo l’interesse attraverso i social network:
Al termine di un evento è importante fare sì che l’interesse rimanga vivo e che i partecipanti vengano coinvolti anche con il materiale “raccolto”. Slide, video e fotografie saranno un buon modo per aumentare il coinvolgimento dei partecipanti e ottenere più visibilità
- Fare un debriefing con il proprio team:
Il team di lavoro è sicuramente uno dei soggetti indispensabili per la buona riuscita di un evento. Riunire la propria squadra è fondamentale per confrontarsi sugli obiettivi raggiunti e sugli aspetti da migliorare, oltrechè per rinforzare ulteriormente i legami del team
- Analizzare i dati:
Ogni dato raccolto durante la realizzazione dell’evento sarà importante per definire complessivamente l’esito dell’evento stesso. Tutto sarà analizzabile: dal numero di biglietti venduti alla quantità di interazioni sui social networks
E’ quindi fondamentale concentrarsi sugli aspetti del post evento, spesso responsabili di buona pubblicità e del mantenimento della fiducia dei propri stakeholders.
"Il completamento di un evento è importante almeno quanto la sua preparazione" - Cathy Key