LA GESTIONE DEI COSTI NELLO STUDIO ODONTOIATRICO

Gli oggetti di calcolo sono “sezioni” dello studio dentistico di cui si vuole calcolare precisamente il costo e l’assorbimento di risorse che ne comporta. La prestazione è il classico esempio di oggetto di calcolo: si riferiranno quindi a questo oggetto di calcolo, per esempio, i materiali di consumo utilizzati, la provvigione concessa all’igienista nel caso di una igiene, ma anche i costi di ammortamento se si utilizzano macchinari, elettricità consumata, che andranno suddivisi su ogni oggetto con un preciso criterio di allocazione che vedremo in seguito. Ma un oggetto di calcolo può essere anche un’”area” dello studio, come quella produttiva o la segreteria (in questo caso si parla di centri di costo). È bene essere consapevoli che una stessa voce di costo può essere riferita a più oggetti di costo. L’energia elettrica o l’eventuale canone di locazione figurerà come costo ovviamente in più oggetti.I costi comuni sono riferibili a più fattori produttivi e quindi da ripartire (con criterio della proporzionalità) su di essi in funzione del contributo di ognuno alla sua determinazione. Sono costi comuni, per esempio, le spese sostenute per il commercialista, la bolletta dell’energia elettrica, il canone di locazione, le spese di cancelleria.I costi speciali, invece, sono direttamente attribuibili a un determinato oggetto di calcolo perché sostenuti solo ed esclusivamente per esso. Se il nostro oggetto di calcolo è l’igiene, dovremo sostenere come costi speciali la provvigione concessa all’igienista, oltre ovviamente a tutto il materiale di consumo.I costi diretti sono direttamente imputabili univocamente a un solo oggetto. Se dobbiamo effettuare una otturazione semplice, usiamo determinati materiali riconducibili esclusivamente a quella prestazione e, per questo i costi di quei materiali, come il cemento provvisorio o il kit pulizia, sono costi diretti.I costi indiretti sono ripartiti tra due o più oggetti in base ad un opportuno metodo di allocazione (il cosiddetto coefficiente di allocazione o ripartizione). Per quanto riguarda costi variabili e fissi il concetto di variabilità è da intendersi relativo alla quantità di output, non relativo al tempo. I costi variabili sono direttamente influenzati dai livelli di output, non esistono in assenza di produzione: variano proporzionalmente al numero di prestazioni effettuate. I costi fissi al contrario non variano proporzionalmente all’output, sono indipendenti dalla produzione (questo non significa totale invariabilità nel tempo ma assoluta invariabilità in relazione al volume di output). Ricordiamo che il concetto di fisso non è assoluto ma solo relativo alla quantità di output: soprattutto in una logica di lungo periodo è plausibile che i costi fissi (come elettricità e canone di locazione) cambino, ma rimarranno comunque fissi relativamente alla quantità di output.Le regole del gioco e gli equilibri del mercato sono profondamente mutati. La conseguenza è che molti dentisti vedono zoppicare profondamente il sistema di gestione che fino ad oggi hanno utilizzato e, ancora più grave, non hanno idea di quali siano gli ambiti principali sui quali intervenire per invertire questo trend. Lasciare tutto immutato o intervenire negli ambiti errati non solo è inefficace ma rischia di generare una situazione insostenibile nel lungo periodo, soprattutto se le decisioni vengono prese su sensazioni e non su dati oggettivi. Una sorta di ricetta unica di gestione che ti garantisce il successo non esiste in quanto la gestione moderna di uno Studio Dentistico è un sistema complesso e articolato che si concretizza con l’integrazione di alcuni strumenti e competenze fondamentali all’interno della realtà soggettiva del tuo Studio. Tra questi vi è sicuramente una strategia di controllo e monitoraggio che ti permette di capire cosa sta succedendo, perché sta succedendo e quali sono gli ambiti in cui devi intervenire per generare il profitto che cerchi. Prima di approfondire l’argomento è opportuno chiarire un concetto fondamentale: la mancanza di Utile non è mai il problema! La mancanza di utile è soltanto una conseguenza, un sintomo del vero problema. Come nella bocca di un paziente il dolore non è il problema ma ciò che lo causa è la questione che deve essere curata, così nel tuo Studio Dentistico la mancanza del profitto desiderato si può risolvere solo intervenendo eliminando i sabotaggi che la determinano.Una strategia di Controllo di Gestione pertanto altro non è che un sistema diagnostico che ti permette di fare una sorta di “tac tridimensionale” che ti permette di vedere sotto alla superficie – la presenza di utile o no – e individuare gli ambiti sui quali intervenire per generare il profitto desiderato. Iniziamo dicendo subito cosa NON E’ fare Controllo di Gestione. Chiedere al commercialista “Come stanno andando le cose?” non è fare controllo di gestione. Anzi, molto spesso fornisce una diagnosi della situazione profondamente errata. Basarsi sulle risposte del Commercialista per capire come e dove intervenire è un errore perché il tuo consulente fiscale ha solo una visione parziale della tua attività, e non è in grado di disporre di tutte le informazioni che gli sono necessarie per comprendere la natura del reale problema. Il commercialista vede la tua attività dai Ricavi in avanti. Vede infatti questi ultimi, oltre ai costi sostenuti e al profitto. Ma i Ricavi della tua attività sono solo le prestazioni Cliniche che hai erogato ed incassato. Della tua Produzione Clinica manca infatti tutta la parte erogata – interamente o parzialmente – che però non è stata incassata, seppur generando i costi corrispondenti che vanno ad accumularsi agli altri. Nelle informazioni a disposizione del commercialista ci sono costi relativi a una produzione non ancora incassata – e quindi fatturata – questione della quale non è minimamente consapevole. I ragionamenti che quindi il Commercialista fa prendono in considerazione i Ricavi e un volume di Costi non proporzionati. È quindi normale che molte delle risposte che fornisce il Commercialista vertano su “I Costi sono troppo alti, devi tagliare i costi” proprio a causa di questa peculiarità. La conseguenza è che i costi assumono sempre una connotazione diabolica che li contestualizza come la causa di tutti i mali, molto spesso in modo gravemente errato. I profitti sicuramente possono essere bassi a causa di costi troppo alti. Ma ci sono altre ragioni che devi considerare e che possono contribuire – o essere la causa principale – nel generare utili insostenibili, come queste:

• Insufficiente traffico di pazienti (vecchi o nuovi)
• Bassa percentuale di approvazione dei Piani di Cura presentati
• Prezzi inadatti – per formulazione o sconti applicati – alle reali necessità di sostenibilità
• Tempi di erogazione delle prestazioni troppo lunghi
• Scarsa organizzazione nell’erogazione dei piani di cura
• Incapacità di incassare o tempistiche errate

La complessità di questo elenco è la motivazione principale del fatto che fare domande sulla corretta gestione dello Studio al Commercialista, porti solamente a ricevere risposte errate e inadatte ad un intervento efficace sull’evoluzione delle performance. Il Commercialista, semplicemente, non ha la possibilità di avere a disposizione tutte le informazioni per fornire un’analisi corretta. Pertanto le risposte alle domande che gli fai – relativamente alla strategia di gestione – sono molto probabilmente errate. È come se un Dentista dovesse fare una diagnosi ad un paziente senza che quest’ultimo aprisse la bocca, senza radiografie, senza tac,… Per essere efficace nel capire cosa sta succedendo, perché sta succedendo e modificare il livello di performance devi:

1. Disporre di indicatori di prestazione chiave: KPI, Key Performance Indicator
2. Monitorare sistematicamente ciascuno degli ambiti che contribuisce alla generazione del profitto e non soltanto i costi
3. Intervenire in funzione degli esiti del monitoraggio

I KPI altro non sono che numeri, dati che puoi individuare, leggere, raffrontare e memorizzare, in modo da oggettivare le tue prestazioni. Monitorare quindi il traffico di pazienti consiste nel tenere traccia di quanti pazienti entrano ogni mese, quanti nuovi, quanti vecchi… Le motivazioni che determinano questo passaggio: piani di cura in corso, visite di controllo o igiene, passaparola, altre iniziative di marketing… Raccogliere questi dati e confrontarli, periodo per periodo, ti permette di capire gli andamenti oltre che prevedere eventuali problemi. Ipotizza che i tuoi Ricavi, nell’ultimo trimestre, siano costanti, così come l’utile che stai generando. Da un certo punto di vista potresti rilassarti e focalizzarti su altro. Monitorando invece l’andamento del traffico di pazienti ti rendi conto che l’andamento – il trend – è in progressivo calo: stanno entrando sempre meno clienti, sia vecchi che nuovi. Leggendo semplicemente i dati sui Ricavi e l’Utile in effetti potresti rilassarti, ma tenendo sotto controllo anche i KPI sul traffico ti rendi conto invece che quello che sta succedendo è che stai via via esaurendo i piani di cura che hai sottoscritto in passato, ma non stai generando nuovo lavoro sui vecchi clienti – informazione che puoi dedurre leggendo il progressivo calo di traffico di pazienti vecchi – e oltretutto le attività di promozione che stai facendo, se le stai facendo, non stanno funzionando adeguatamente – informazione che puoi dedurre dal calo costante di nuovi pazienti. Questo minor traffico di pazienti, anche se oggi non ha ancora manifestato nessun sintomo, si tramuterà presto in un calo o in un crollo di Ricavi e quindi dell’Utile. Minor traffico infatti determina minori piani di cura presentati e quindi accettati, con la conseguenza che il futuro presuppone un calo della produzione clinica, dei ricavi e dell’utile. Pertanto solo il monitoraggio dei KPI fondamentali – oltre al traffico monitorare anche gli altri ambiti fondamentali amplifica la chiarezza della comprensione – ti può permettere di capire cosa succederà e quindi attivare i correttivi necessari prima che la situazione inizi a “far male”!

Solo se il tuo Studio Dentistico è organizzato per ottenere risultati di successo ti permetterà di fare quello che più ti piace: l’Odontoiatra.